验厂不仅仅是做好前期的准备工作就可以了,还要在验厂当天陪同审核员验厂。现场验厂是十分重要的一环,要合情合理的回答审核员现场的提问,同时还要注意现场的办事态度和方法。因此,工厂现场陪同审核员验厂有很多的注意事项。下面介绍几点,供工厂负责人查看验厂当天该如何表现。
1、拿文件要快,回答问题求稳。审核员来厂之前,所有被查文件应该就位,即首先给人以良好的印象,表示你很重视,也很支持验厂,另一方面也说明了工厂的管理水平具备一定的档次。在验厂过程中,有的企业主张拖时间,认为审核员是必须要回去的,拖时间就可以少给资料,就会少发现问题。其实,这样带来的麻烦更大。
2、陪同人员回答审核员提出的问题时,一定要慎重。特别是被审核方负责人的谈话,是被视为客观证据的。另外,其他陪同人员的答话,虽不作为客观证据,但都会使审核员产生某种疑问,促使审核员通过其他渠道得到答案。比如在现场查验的过程中,审核员问及装配工有无定额时,装配陪同人员随口答道:“我们有定额,完不成是不行的”。那么审核员立即就会产生疑问,即“完不成怎么不行呢?是不是利用业余时间完成?这个时间算不算加班呢?”所有这些问题,审核员也会通过与工人面谈得到答案。
3、除此,工厂每做一个决定,都应该有文件支持,做到有根有据,比如,户口暂住证收费的文件,上班时间变更的文件,危险工具使用及更换的文件,劳保用品发放及更换的文件等等,凡是没有的都要补齐。
平时要做好相关资料的检查工作,千万不要等到客户通知验厂了,才手忙脚乱乱抓一气。我们应该把检查资料的工作化整为零,平时就做掉。
4、不要忽略了“员工手册”。在平时的管理工作中,我们常发现有时工人对厂规厂纪不是很清楚,一旦有人问起来,他要嘛说不知道,没听说过,要嘛说不记得了。这对工厂管理是不利的,这就要求企业不但要制订“员工手册”,还要发放到人手一册,发放记录上还一定要求员工自己签名或打手指模。
5、注意处理好与审核员之间的关系。审核员是代表查验公司工作的,我们要积极配合,情绪上千万不要对立;审核员也是人,需要尊重。你态度好一点,配合好一点,他的感受也会好一些。
6、尽快提供证据。如果对审核员发现的不符合项,有必要提供进一步证据以作解释的,必须在第二天的一早,用传真的方式传给审核员。
文章编辑:全讯国际-全讯官网